あなたは大丈夫ですか？
毎日仕事に追われ当たり前に会社で過ごしております。
そんな中「当たり前」にやってしまっている事が実は非常識だったりするかもしれません。
そんな意外な非常識を知って他の人と差をつけましょう！
電話対応はどうしている！？
丁寧な言葉遣いを心掛ける！とても良い事ですね！
ただそんな心掛けも時と場合次第では非常識となります。
時として丁寧すぎる電話対応が相手の時間を奪う行為になっているかもしれません。
例えば急いでいる相手に自分は丁寧な応対をしているつもりでも急いでいる人には相手の時間を奪ってしまう行為となります。
このような場合は簡潔にテキパキとした応対をするのが正解となります。
回りくどい言葉使いや、内容が分かりにくい返答は丁寧なつもりですがとてもしてしまいがちです。
相手の気持ちを想像して応対してみましょう。
電話をかける前に準備はできている？
電話をかけるという行為は相手の時間を奪う行為でもあります。
相手の邪魔をする自覚を持って行動しましょう。
出来るだけ余計な手間を取らせないのが鉄則です。
次の4点を意識して電話をかけるようにしましょう。
①相手の所属やフルネーム、名刺を手元に置く
②メモや必要な書類
③話す内容の整理整頓
④先方のホームページなどをあらかじめ開いておく
電話をかけ、まずは要件を的確に伝えましょう。
その際に相手が忙しそうであれば頂戴する時間をお伝えしましょう。
5分や10分、、、先に相手に必要な時間を伝えておくと安心感につながります。
ホームページなどの情報はとても有効に働きます。
相手と話しているときに今後の展開や今やっている事の話に繋げやすく、コミュニケーションが円滑になります。
その資料はそこまで必要？
先述しましたがビジネスにおいて相手の時間を奪わないように気遣うのは鉄則です。
ただ気をつけていても結果的に相手の時間を奪ってしまうこともあります。
例としてはプレゼン資料です。
こちらは良かれと相手の為に思い不必要に草食に凝ったり製作時間をかけ過ぎてしまったとします。
結果としては完結ではない資料の修正、予定が押してしまってスケジュールの変更など余計な時間を取ってしまうことにも繋がります。
仕事において自己流にやってしまわないように気をつけるのが大切です。
今いる場所に適した資料作りを心掛けましょう。
もし改善する意図があるのであれば上司や相手に確認しておくと安心です。
期日に間に合わないかもしれない、、、
頼まれていた仕事を期日通りに仕上げる。
当たり前の事ですがついうっかり、、、などあるかもしれません。
ただうっかりしてしまったでは済まないのも事実です。
遅れるということはその期間相手の時間を奪ってしまっているのです。
期限を過ぎる、質の低いものを提出する、、、
結果としてはその調整に時間が掛かってしまい相手の時間を奪います。
まずは相手に求められた事をこなすように気をつけましょう。
スケジュール通りにしっかりと仕事をこなし周りから評価され、さらに前倒しする事ができれば相手の信頼感をぐっと高めることも出来ます。
人によってはわからない事を人に聞くのが嫌で自分でどうにかしようとし、
自分で頑張ったが結果として遅れてしまったり、
質が低い仕事をしてしまった事がある人もいるかもしれません。
そうなる前に周囲に相談することはとても大事ですね。
クオリティを上げるのであれば、まずは相手がそれを必要としているか、何を求めているのかを明確にしましょう。
さらにプラスして相手がこれならやりやすいのでは？と相手の後の事を考えていきましょう。
ここで相手とコミュニケーションをはかり意見をもらえれば自己判断でズレた仕事をしないで済みます。
相手には断られることになるかもしれませんが人は自分の事を考えて行動してもらえると無意識に嬉しくなるものです。
相手のことを考えた行動をする癖をつけていけば次の仕事にも活かせます。
意識をして意見を言えないと言われた事をやるだけの人間になってしまいます。
いかがでしたか？
当たり前に仕事をしていると気付かないことも多くあります。
そんな非常識なこともしっかりと考え相手の為に行動できるようにしていけば防げますね！
周囲に評価される人間になるようにいたしましょう！
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